今回は見たいファイルを探しやすくするフォルダ名やファイル名のつけ方について、 なるべく具体的な文書名に分類しましょう。, バージョンが増えるにつれ、 まずはファイル名の付け方を紹介します。 ファイル名の付け方. パソコンで作成した資料を保存・整理するとき、何も考えずにファイル名やフォルダー名を付けていませんか? 実は、ファイルやフォルダーの命名ルールを決めておくことで、作業効率が大幅にアップするのです。6つのコツを見ていきましょう。, 【Windows Tips】は、仕事や家庭で役立つWindows 10の便利な小技を紹介していく連載です。アップデートによって追加された新機能も随時解説します。毎週水曜日更新。, 「この前に保存したファイル、どこいったかな......?」 あるいは文書管理規程細則に盛り込む内容です。, 文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。, サンプル無料配布中です。 ・件名 これらはより具体的にマニュアル化し、 「仮」「最終」「最終の最終」などとネーミングし、 短く簡潔にまとめることも重要です。, そして悪い例として最も多いのが曖昧な表現です。 ・版番号 つまり、ファイル名の付け方や保存のしかたが決まっていないわけです。 これでは、散らかってしまうのも無理はありません。 ファイルを整理するために、ここではシンプルな3つの「ルール … ファイル数が増えてくると、「〇〇関係」「〇〇等」「その他〇〇」などといったフォルダ名が出現します。 Copyright ©document.write(new Date().getFullYear()); Impress Corporation. これらも探しにくくなる要因となるので、 版の順序がわかりにくいファイルが増えることがあります。 マニュアルやガイドライン、 また、顧客名順であれば、漢字かカタカナかなどによって表示される順番が変わるので、 そうすると誤った情報を使ったり相手方に送ってしまったりする恐れがあります。 4つのポイントをご紹介します。, 電子文書のファイル名をどのように構成するかをルール化して統一します。 ファイルサーバなどに保管されている電子ファイル。 ファイル名やフォルダ名がわかりにくくて探せないなんてことはありませんか? 今回は見たいファイルを探しやすくするフォルダ名やファイル名のつけ方について、 4つのポイントをご紹介します。 ・相手先名称 4つのポイントを紹介しました。 ©  Nichimy Corporation All Rights Reserved. 内部教育などを通じてメンバーへの周知徹底を喚起します。 ファイル名の付け方の項目でも言いますけど、 番号を付けとくとフォルダが順番にならんでくれるので整理しやすくなります。 私は番号付けますが、 アルファベットでもひらがなでも順番に並び替えができます ので自分やチーム内でルールを決めればいいと思います。 「この前に保存したファイル、どこいったかな......?」 「似たような名前のファイルがたくさんあるけど、どれが最新だっけ?」 パソコン仕事でよくある悩みですよね。例えば、1つのフォルダー内に以下のようなファイルがある場合、どのファイルが最新なのか、ファイル名だけではまったく見分けが付きません。 何らかの変更が加わっていることは理解できますが、何がどう違うのか、訳が分かりません。 目的のファイルが見つからずに探し回る時間は、年間で何十時間にもなると言われます。とても無 … ファイルを迷子にしないため、またはすぐに探し出せるようにするため、以下の3つのルールを守るように心がけています。 1. 頭文字をつけなければなりません。 上図のように、ファイル名に社名や日付を入れます。 これで社名フォルダや、その他フォルダが不要になります。 フォルダを管理する手間、フォルダから探す手間が省けます。 探しやすさを基準にする. ・日付 ファイルサーバなどに保管されている電子ファイル。 ファイル名やフォルダ名がわかりにくくて探せないなんてことはありませんか? 一般的には、 「バージョン管理」をしたいケースです。, このとき、「-1」などの枝番をファイル名に付与する方法が思い浮かびますが、あまりおすすめできません。「-1」がいつ時点のファイルなのかが分からず、結局ファイルが散らかる原因になるからです。, ファイル名でのバージョン管理は、日付を付与することを基本と考えてください。例えば、以下のような形です。, ファイル名に日付を付与した例。いつ時点に保存したファイルなのかが一目で分かります。, 同じ日付でも「0725」「20190725」「7月25日」など、さまざまな表記が考えられます。特にこだわりがなければ、数字キー(テンキー)のみで入力できる「20190725」(yyyymmdd形式)や「0725」(mmdd形式)がいいでしょう。, また、ファイルの作成日なのか、更新日、提出日なのか、どの日付を付けるのかも決めておきます。複数人で同じ日付のファイルを更新するなら、作業者名を付けるなどの工夫も必要です。, 加えて、ファイル名の先頭と末尾のどちらに日付を付与するのかも、検討すべきです。末尾に付けることが多いですが、ファイルの順序を重視する場合は先頭に付けるので、後述の「順序が重要なら先頭に連番を付与」も参照してください。, 半角・全角の不統一はよく見かけますが、これらの統一は基本中の基本です。以下は、半角・全角文字が混在したファイル名の例です。, 半角・全角が統一されていないと、視認性が非常に悪くなることが分かると思います。いずれかに統一することをルールとしましょう。ひらがな、カタカナ、漢字は全角、英数字は半角で統一することが多いと思います。, 特にNGなのが「半角のカタカナ」と「全角の英数字・記号」です。WindowsとMac、スマートフォンといった環境の違いによってファイルの順序が変わったり、文字化けが起こったりする原因になります。, 例えば「スケジュール」という文字列に日付を付与したファイル名を付けたいとき、間に区切り文字を入れたくなりますよね。この区切り文字には、「-」(半角ハイフン)または「_」(半角アンダーバー)を使うのが基本です。, 「 」や「 」、つまり半角・全角スペースを区切り文字として使うのはおすすめしません。エクスプローラー(フォルダーウィンドウ)での表示上は問題ありませんが、マクロなどを使った処理でエラーが起きたり、異なる環境でファイルが正しく扱われない原因になったりします。, ファイル名を全角スペース、半角アンダーバー、半角ハイフンで区切った例です。全角スペースでは、2つの文字列が分離しているようにも見えます。, また、「.」(半角ピリオド)で区切るのもNGです。「.」は拡張子の前に付与する記号としても扱われるため、予期せぬエラーの原因にもなります。Windows 10の標準設定では拡張子が表示されないため、気にせずに使ってしまいがちですが、避けるべきです。, なお、「"」(ダブルクォーテーション)などの一部の半角文字は、そもそもファイル名に使えません。後述の「ファイル名に使えない文字に注意」を参照してください。, 付与する日付や区切り文字以外の、ファイル名のメイン部分についての命名ルールも決めておくべきです。以下は「取引先への提案資料」のファイルに名前を付けた例ですが、作成者によってファイル名が異なっています。, ここで「株式会社」は省略、社名・資料名・日付(4桁)の順に「_」で区切って表記するというルールを決めると、以下のようになります。, 先ほどよりもスッキリして、同じファイルがバージョン管理されていることが分かりやすくなりました。, 同じ種類のファイルには、同じ規則性を持ったファイル名を付けていくようにルールを定めれば、視認性がグッとよくなります。定例の報告書や議事録など、繰り返し作成する資料では特に有効です。, ただし、一定のルールで命名されていても、以下のようにファイル名が長くなるのはNGです。ファイル名はなるべく短く、簡潔にすることも忘れないようにしてください。, ファイルやフォルダーの順序を、常に固定しておきたい場合があります。例えば、書類の承認フローに沿って保存するフォルダーを並べたい、部署ごとのフォルダーの並びを固定したい、といったケースです。, この解決策としては、先頭に連番を付与するのがシンプルです。ポイントは「1」「2」「3」ではなく、「01」「02」「03」としておくこと。「10」以上の連番でも正しく並べ替えられます。3桁以上の連番が必要なら「001」「002」「003」と指定します。, フォルダー名の先頭に連番を追加しました。名前の昇順で並べ替えれば、常にこの順序で表示されます。, また、ファイル名の先頭に日付を入れるルールにすると、常に作成日や更新日の時系列で並ぶようにできます。1つのフォルダー内にファイル数が多い場合には特に有効です。, ファイル名の先頭に日付を付与した例です。名前の降順で並べ替えれば、最新のファイルが常に先頭に表示されます。, 最後に、ファイル名やフォルダー名に使えない文字について、理解しておきましょう。以下のようなエラーメッセージに見覚えがある人もいるかもしれませんね。, 特定の文字をファイル名に含めると、「ファイル名には次の文字は使えません」というエラーが表示されます。, 次の表にまとめた半角文字は、Windowsではファイル名やフォルダー名に使用できません。全角文字なら使用できますが、前述の通り、そもそも全角の記号をファイル名に使うべきではありません。, また、ほとんどないケースですが、長すぎるファイル名やフォルダー名を付けると削除や移動ができなくなります。ファイルシステムにNTFSを使用している場合、ファイル名やフォルダー名の文字長は256桁まで、パスの長さは260桁までに制限されています。, さらに、Windowsが予約している名前というものもあります。以下の文字列は、ファイル名やフォルダー名に使用できません。, ルールを決めたところで、守らなければ意味がありません。複数人で作業するときには、ルールの目的と意味を関係者と共有することも重要です。, あらかじめマニュアルを用意したり、ファイル名のテンプレートとなるファイルを用意したりするものいいでしょう。作業効率の向上はかなり期待できるので、少しずつ取り組んでみてください。, 元パソコン書籍の編集者。現在は、パソコンのほか、デジタルカメラやスマートフォンなどのデジタルデバイス、Webサービスなどに関する企画・編集・執筆を中心に活動しています。お届けした情報が少しでも役立ったと思ってもらえれば幸いです。. ファイルの先頭に番号を付けます。 作成者が別の担当者に業務を引き継いだとき、引き継がれた担当者は、上から(若い番号から)順番に開いていけば業務の手順がわかりやすいと思います。 001_第1回町内会打ち合わせ 002_第1回町内会担当者割り当て 003_町内回覧、配布用 ファイル数が100個以内 … 文書管理規程に盛り込むには、 自分独自の略称などはなるべく避けましょう。, また、説明過剰な長いネーミングは検索に不便なので、 内容が少し具体的過ぎるので、 特にどれが最新のデータなのかは明確に判断できるようにしなければなりません。, また、最新(最終)の文書があればよい場合は、古い版の文書を随時削除することも重要です。, フォルダ名やファイル名のネーミング方法について、 「似たような名前のファイルがたくさんあるけど、どれが最新だっけ?」, パソコン仕事でよくある悩みですよね。例えば、1つのフォルダー内に以下のようなファイルがある場合、どのファイルが最新なのか、ファイル名だけではまったく見分けが付きません。, 何らかの変更が加わっていることは理解できますが、何がどう違うのか、訳が分かりません。, 目的のファイルが見つからずに探し回る時間は、年間で何十時間にもなると言われます。とても無視できない時間です。特に、複数人が同じファイルやフォルダーを閲覧・編集するケースでは、誰が見ても内容を理解できる名前にしておくことが重要になります。, パソコン操作の得意不得意にかかわらず、ファイルやフォルダーの命名ルールを決めておくことは、作業効率の向上につながります。【Windows Tips】第11回では、ファイル名やフォルダー名を付けるときの6つのコツを紹介しましょう。正解は1つではないので、おすすめのルールとして参考にしてください。, ファイル名の付け方によく悩むのは、同じファイルを繰り返し修正するときではないでしょうか? どのファイルが最新で、どのファイルが過去のものなのか、いわゆる その際、取引先との受発注システムや公共機関への申請システムなどで使用できない記号は、使用しないよう注意します。, 書類ごとに何順に並べるかのルールを決めて、 これらの区切り文字の記号も統一します。 ファイル数が多い場合は、「ア行」「カ行」・・・などのフォルダを作成すると探しやすくなります。, 誰が見ても理解できる言葉を使うよう心がけます。 日付順に並べたいのか、 顧客名順に並べたいのかによってネーミングルールが決まります。, 当然、日付順であれば桁数をきちんと統一しなければなりません。