仕事 todo リスト 5

しかし、ビジネスパーソンの中には、パソコンと同期ができる、いつも持ち歩いていてすぐに取り出せるなどの理由からスマートフォン用アプリを使ってToDoリストを作成している人が多くいます。 →すぐにできるかもと思い朝から取り組んだが、予想以上に時間がかかってほかの予定に影響が出てしまった。 ToDoリストの作り方のコツを紹介していきます。ToDoリストは仕事の効率化にも役立つものですが、本当に使いやすい作り方をしている人は少ないかもしれません。うまく使えていない人の共通点や上手な使い方テクニックなども参考にしてください。位置情報を使ったリマインダーも魅力です。たとえば、「書店で本を買う」というタスクがあるときは、この機能を使って書店の近くに行くとリマインダーが作動するという使い方も可能。これなら、うっかり忘れなどもなくせそうですね。紙の付箋やメモ帳ではかさばってしまうという方は、ぜひToDoリストのアプリを試してください。タスクのチェックがスムーズにできますよ。大勢のグループでToDoリストを使って、より効率的に仕事やタスクをこなしていきたいという人は、有料版の使用を検討するといいでしょう。, QuickMemo+は、本物の付箋をイメージさせるToDoリストアプリです。デザイン重視で選ぶなら、このアプリをおすすめします。「やるべきタスクをきちんと整理したい」見返すタイミングでおすすめなのは、朝起きたあとと夜寝る前、もしくは始業前と終業後。「今日はどんなタスクがあるのか」「今日すべきタスクはすべて終わったか」をチェックして、うっかり忘れを防ぎましょう。, ToDoリストは、ノートや手帳を使って手軽、付箋などを活用して作ることができます。ステーショナリーショップなどに行けば便利グッズも多くあるので、文房具が好きな人ならこういった紙のツールを使うのもいいでしょう。なお、無料で利用する場合は画面下に広告が表示されます。一度購入すれば追加課金の必要がなく利用できるので、長期的に使う場合は検討しても良いでしょう。, Todoistは、リマインドと連携に特化したToDoリストアプリです。リストアップの方法は大きく2つ。ノートやメモ、手帳などの紙を使う方法と、スマートフォンやパソコンなどのデジタルツールを使う方法です。 Copyright © PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. また、タスクを共有する相手とチャット機能を使えるようになるので、共同のタスク処理が捗りそうです。, Do!は、アカウント登録なしで利用できるToDoリストアプリ。初回登録が面倒くさいという人におすすめです。手書き風のフォントに変更することができ、タスクの登録時にはペンで字を書く音が効果音として鳴るなど、実際に紙の手帳を使っているような気分に浸れる操作感があります。さらに、Chromeの拡張機能やWear OS搭載端末との連携、GoogleカレンダーやAppleカレンダーなどのスケジュールアプリでも使えますし、AlexaやSiriなどのデジタルアシスタントとも同期できるので、家族・友人・仕事などのグループで活用したい方におすすめ。, 無料版で共有できるユーザーは最大5人までですが、プレミアム会員に登録すれば、50人まで増やすことも。そのほかにも、完了したタスクを参照して1週間でどれだけのタスクを完了できたかを見返せたり、タスクにラベルを付けられたりと、課金するメリットは豊富です。繰り返しが発生するタスクでは、「毎月最後の平日」や「今日から3日ごと」と入力するだけで自動的にToDoリストを作成。リマインドを設定しておけば、自分だけでなく、共有しているユーザーにも通知されます。そのほかにも、タスクを色分けできたり、終了したタスクを見返すことができたりと、もともと紙でToDoリストを作成していた方には特に使い勝手が良いデザインだと言えます。, 紙と違うのは、パスワードロックをかけられるところ。仕事関係のタスクが登録されているので第三者に内容を見られたくないという方も安心ですね。 1 OutlookのTo Doとタスク機能を使い、仕事をリストで把握する. 仲間や家族とリストを共有したい方は、このあとにご紹介するアプリもご検討ください。, Any.doは、最初からいくつかのタスクリストが用意されています。「Grocery List（食料品・日用品の買い物リスト）」といったリストもあり、仕事のタスクから毎日の買い物まで、これひとつですべて整理できるのがポイントです。メールから直接タスクを登録したり、カレンダーにタスクを表示したりできるので、これらのアプリを使っている人にとっては非常に使い勝手がいいアプリと言えるでしょう。なお、パスコード付きのシークレットノートが作れるのでセキュリティ面も安心です。付箋の可愛らしさと、スマホアプリならではの利便性を兼ね備えたツールといえます。, ToDoリストを作り定期的にチェックしていると、なかなかやることが終わらない、むしろどんどん溜まっていってしまうことが出てきます。そんなときには、次の4つのポイントからToDoリストを見直してみることをおすすめします。, やるべきことは細かく設定した方が実行しやすいもの。後回しにがちなタスクは内容を見直して細分化しましょう。, ×「飲み会の予約」また、デジタルアシスタントとも同期ができるのも特徴のひとつ。AlexaやSiriに向かってToDoリストに追加したいことを言えば、そのままタスクリストに追加することができます。そんな人に役立つのが、やることをリスト化したToDoリスト（やることリスト）です。さらに、タスクを共有できるのも魅力。家族や友だちと一緒にインストールしておけば、買い物リストや旅行の準備などのタスクを共有して一緒にタスクを済ませていくことができます。, 最初に立ち上げたときは英語表示ですが、設定で「Language」から「日本語」を選べば日本語表示に切り替えることが可能。画面の表示は英語を直訳したような雰囲気ですが、十分意味はわかりますよ。 ○「予定を確認して日程を決める」「候補のお店を3つに絞り込む」「お店に電話をして、予約がとれるか確認」「お店を決め、予約する」, ToDoリストをチェックした時に何をすべきかわかるよう、具体的にタスクを書きましょう。, ×「TOEICスコアで700以上目指して勉強する」繰り返し機能やリマインダー、タスクテンプレートなど、ToDoリストアプリの必須機能は備わっているので、紙からアプリに切り替えを検討している方におすすめです。仕事を最短で進めるにあたり、なぜTODOリストが必要なのでしょうか？　この疑問を解決するには、「仕事が終わらない原因を理解しておく必要がある」とShinさんは言います。まずはその原因を5つ、知っておきましょう。 1．仕事の目的を理解していない 2．具体的にこなすべきTODOがわからない 3．具体的なTODOを整理できていない 4．TODOを処理する速度が遅い 5．TODOが多すぎる「1、2はTODOリストを使う以前 … ToDoリストの作り方まではできる方も多いですが、ToDoリストをきちんと処理できる方はほとんどいません。しかし、一般的な人が「忙しい」と感じる時でも、普通は、考え方を変えることができれば、その10倍程度の仕事はこなせると言われています。カテゴリは細かく分ける必要はありません。悩んだ時は大きく「仕事」「プライベート」の2つで大丈夫です。, いつまでにやることなのか、期限をはっきりさせます。特に決められていない場合は、自分で期限をきるのもあり。また、タスクにはサブタスクと呼ばれる細かなタスクを登録することもできます。細かなタスクを設定しておくことで、よりタスクを実行しやすくすることができます。, ▲Google Todoの画面。シンプルな色で見やすく、どんなタスクをすればいいのかわかりやすい, Google Todoは共有機能がないので、個人的なタスクを整理したい方におすすめ。今回は、このToDoリストの作り方や活用方法、ToDoリストづくりに便利なアプリを紹介します。, ToDoリストとは、その名の通り、やるべきことを一覧にしたもの。タスクを洗い出したり、優先順位をつけて整理したり、抜け漏れを防止することが目的です。目次. 1.1 To Doを新規作成; 1.2 定期的なアラームを入れたい場合は、定期的なアイテムを設定; 1.3 メールからTo Doを作成; 1.4 仕事が終わったタスクを消して残っている仕事だけ表示する; 1.5 過去のTo Doリストを参照でき、詳しい … また、付箋の位置はドラッグで自由に移動でき、ノートごとに名前をつけて付箋を分けられるので簡単に整理ができます。貼り付ける場所に困る心配がありません。リマインド設定やバッジをつけることができるので、紙の付箋より優秀ですね。, ToDoリストとして使いつつ、ブレインストーミングやメモ帳として使うことも。日頃、紙の付箋でしていることは一通りできるでしょう。 →朝は細かな用事があるのでそちらを優先させ、まとまった時間がとれる午後にやろう。これならほかのやることも滞りなくできる。, ToDoリストは定期的にチェックすることが必要ですが、おすすめのタイミングは夜。今日やったこと、やり残したこと、翌日やるべきことをチェックし、頭の中でざっくり予定を立てておきましょう。, ToDoリストを使えば、タスクが多くても抜け漏れの数を減らすことができます。「仕事でもプライベートでも、やることがたくさん」 ToDoリストをアプリで管理したい方におすすめ。iPhoneやAndroidで使えるToDoリストアプリを紹介します。効果的な作り方や、グループ共有できるアプリなど、利用場面に応じて使い分けてみてください … まずタスクの色付けができるようになること。文字色や背景色を変えることができるので、重要度の違いが一目瞭然になります。「気をつけていても、うっかり忘れてしまうことがある」締め切り前はいつも残業している。スケジュール通りに仕事が終わらないせいで、プライベートの時間が割けない。とにかく仕事が遅い……。働き盛りのビジネスパーソンからは「仕事のスピード」に悩む声が多く聞かれます。, 締め切り前はいつも残業している。スケジュール通りに仕事が終わらないせいで、プライベートの時間が割けない。とにかく仕事が遅い……。働き盛りのビジネスパーソンからは「仕事のスピード」に悩む声が多く聞かれます。そこで今回は、仕事を最短で終わらせるための「TODOリスト活用術」をご紹介。お話を伺ったのは、コンサルティングファームに勤める会社員であり、「3倍速で終わる！シンプルTODOリスト仕事術」の著者であるShinさんです。 Shinさん自身、若手社員のころは、どんなに残業しても仕事が終わらないという悩みを抱えていました。しかし、自己流のTODOリストを活用しながら働き方を改善していくうちに、みるみる仕事のスピードが上がったと言います。 Shinさんが現在も愛用しているシンプルなTODOリストの使い方をメインに、その背景にある仕事についての考え方も伺いました。, 仕事を最短で進めるにあたり、なぜTODOリストが必要なのでしょうか？　この疑問を解決するには、「仕事が終わらない原因を理解しておく必要がある」とShinさんは言います。まずはその原因を5つ、知っておきましょう。1．仕事の目的を理解していない 2．具体的にこなすべきTODOがわからない 3．具体的なTODOを整理できていない 4．TODOを処理する速度が遅い 5．TODOが多すぎる「1、2はTODOリストを使う以前の問題ですが、実はここでつまずいている人がとても多いんです。仕事の目的を理解し、具体的なTODOを見える化するには、これからやるべき仕事について深掘りすることが大事です。僕がいつもやっているのは、1つの物事に対して10個の疑問を洗い出すこと。たとえばA社に提案するプレゼン資料を作成するとしたら、『A社の売上が落ちているのはなぜなのか』、『A社の看板商品は全売上の何％を占めているのか』などです。こうすることで目的が明確になり、やるべきTODOが絞られてきます。具体的なTODOが洗い出せたら、優先順位をつけながらTODOリストに落とし込んでいく。ストーリーを組み立てながら仕事をすることで、成果を出せるようになります」仕事であれ何であれ、「何のためにやるのか」は不可欠な問いですよね。では続いて、TODOをリスト化して目に見える形にする目的についてお聞きしました。「イメージしてみてほしいのですが、何もない状態で自分が“何を、どれくらいやればいいか”がわからないと、不安になりませんか？　それを見える化することで、人は安心して物事を進められるようになります。また人の頭は発想装置であり、記憶装置ではないんです。だから考えや、やるべきことを溜め込んでしまうと、どんどん頭が働かなくなります。溜め込む必要がない情報はリストに落として、あとで思い出すほうが効率UPになりますよ」実際ShinさんはオリジナルのTODOリストを使い始めてから、1週間かかっていた仕事が2日程度で終わるようになったのだとか。さらに、TODOを見える化することで、自分が何にどれぐらい時間をかけているかも把握できるそう。「たとえばメールチェックと返信だけで30分以上の時間を費やしているなど、自分が思っているより時間がかかっている仕事はもっと作業を短縮できる可能性があります。TODOリストを使いながら自分の行動を客観視することで、働き方の改善につながるはずです」, では、実際にShinさんが活用しているTODOリストの内容と使い方を見ていきましょう。このTODOリストは、TODOを書き込んでいく【リスト1】と日々のTODOを管理するスケジュール機能を伴った【リスト2】に分かれているエクセルシートです。下の実物をご覧ください。, まずはリスト1に、今抱えているTODOをすべて打ち込みます。項目は「カテゴリー・クライアント・TODO・依頼先・完了予定日・達成率・備考」の7つ。優先順位は気にせず、とにかく思いついたものから打ち込んでOKとのこと。, リスト2は30分刻みで日々やるべきことが把握できる、いわゆるスケジュール帳にTODOリストを融合させたような内容。このリスト中で入力するのは、黄色のセルの「数字」のみです。【リスト1】と【リスト2】は計算式で紐付いていて、【リスト1】の＃（左端、黄色の部分）の列に書かれた数字をリスト2の黄色のセルに入力することで、リスト1の内容が自動的に反映されます。これなら日々のTODOを毎日細かく打ち込む必要もなく、最短時間でリストが完成しますね。日々のTODOリストを30分刻みにした理由は、「1時間あれば複数のタスクが処理できる。15分だと1つのタスクも終わらない。それならば30分がベストだろう」という、Shinさんのこれまでの経験から判断したものだそう。 TODOリストの入力を終えたら、内容を眺めて1日の流れをイメージしたうえで業務を進めていきましょう。時間通りに仕事が終わらなかった場合は、自分のやり方を見直してみる。逆に予想より早く終えられた場合は、何が良かったのか分析してみる。その繰り返しで仕事のスピードがどんどん上がっていくそうです。個人で使うだけでも効果的ですが、ShinさんはこのTODOリストをチームで活用しているのだとか。「出社して自分のTODOリストにその日やるべきことを打ち込んだら、リストをチームメンバーにメールで送って全員分のリストに目を通します。共有することでメンバーの忙しさを把握できるだけでなく、もしスケジュールの組み方に問題があればアドバイスすることもできます」 Shinさんが使っているリストは「3倍速で終わる！シンプルTODOリスト仕事術」を購入するとダウンロードできるほか、こちらにてリスト単体で販売もしています。またはエクセルの計算式を用いれば、自身で作成することも可能です。まずはご自分で試してみたのちに、チームでもTODOリストを共有して、チーム全体のスピードUPに役立ててみてくださいね。, さらに、TODOリストの活用と併せて、より業務スピードを上げるためのコツをShinさんが教えてくれました。5つのポイントに絞ってご紹介します。, 「一度登録してしまえば、メールを打つとき、資料作成のときなどに非常に便利なので、ぜひやってみてください」, 「プレゼンなどで使った資料はまとめてストックしておき、同じテーマでプレゼンをする際に使い回しましょう。いくつか型を作っておけば、あとはそれを組み合わせてブラッシュアップするだけなので、短時間で資料作成が可能になります」, 「壁打ちというのは、いわゆるディスカッションのこと。ちょっと煮詰まったときに、『これどう思う？』とアドバイスを求められるような相手が何人かいると、スムーズに仕事が捗るようになりますよ」, 4．タイマーを利用する「30分で終わらせようと決めて、確実に30分で終わらせることができる人はそう多くありません。その原因は手を付けるまでに時間がかかったり、途中で集中力が途切れたりしてしまうからです。こんなときに役立つのがタイマー。プレッシャーがかかるやり方ですが、仕事に没頭しやすい状態になります」, 「メールが届くたびにチェックしていたら、いちいち集中力が途切れてしまい非効率。本当に急ぎの用件であれば電話がかかってくるはずですし、メールチェックのタイミングは1日3回で十分だと思います」 1つひとつは小さな行動でも、積み重なれば膨大な時間になることも。ムダなことに時間を費やしていないか、TODOリストを上手に活用しながら自分の働き方を見直してみると良いかもしれませんね。, 新入社員のころ、コピーさえまともに取れず先輩に怒られていたというShinさん。その悔しさをバネにして試行錯誤を重ね、現在は会社員、作家にとどまらず、人気ブロガー、オンラインサロンの経営者といくつもの顔を持ち、活躍されています。そんな充実した日々を送るShinさんに、キャリアコンパスの読者に向けてメッセージをいただきました。「今回は仕事の効率化を図るためのTODOリストの活用法についてお話ししましたが、一番大事なのは“自分がやりたいことができているかどうか”ということです。24時間を自分でデザインすることができれば、やりたいことに時間を費やすことができます。今はやりたいことがないという人も、時間を効率的に使いながら、目の前にあることを一生懸命やってみてほしい。結局、理想をかなえられる人って目の前にあることをひたすら一生懸命やっている人だと思うんです。そうやって必死にやった結果、お金にも時間にも余裕が持てるようになって、人生がより楽しくなるんじゃないかなって」 24時間を自分自身でデザインする。それは決して簡単なことではないかもしれませんが、日々目の前にあることに全力投球するなかで、最適なバランスが出来上がってくるのでしょう。TODOリストという最強のツールを味方に付ければ、理想のライフスタイルをつくるのも夢ではないはず！　今日から早速トライしてみてくださいね。（取材・文：小林香織／編集：東京通信社）識者プロフィール Shin（シン）, 男性。大学卒業後、志望をしていたコンサルティングファームに就職するも、仕事がまったくできずに落ちこぼれる。その後、オリジナルの仕事術を実践し、結果を残せるようになる。現在は某外資系コンサルティングファームのマネジャーとして、複数のプロジェクトを管理し、企業の成長戦略業務などに携わっている。勤務の傍ら、ビジネスブログ「Outward Matrix」を運営。ほかにも、仕事の悩みを解決するオンラインコミュニティ「Players」の運営、外部サイトへの寄稿、講演やセミナーなど多方面で活躍中。著書に『コピー1枚とれなかったぼくの評価を1年で激変させた 7つの仕事術』（ダイヤモンド社）、『シンプルTODOリスト仕事術』（ポプラ社）がある。 ※この記事は2018/04/25にキャリアコンパスに掲載された記事を転載しています。, ビジネスパーソンがやりがいをもってはたらくためのヒントをお届けするWebメディアです。はたらいていると誰しもが感じる“もやもや”を、少しでも解消して、もっと自分らしく「はたらく」ために。さまざまなコンテンツを通じてサポートしていきます。, 【はたらくクイズ】GAFA、メーカー、プロ野球球団運営会社の中で社会人が一番“働きたい…, 新型コロナで若手ビジネスパーソンの”はたらく観”はどう変わった？転職への意識をアンケ…, わたしは何しに東京へ？ 28歳過労女子が「二拠点生活」を始めるまで【二拠点生活のリアル…, 面倒な書類の封かん作業も楽々！神がかった専用テープのり【はたらくを楽しくする文房具 …, 不安も伴う二拠点生活を成功に導くために必要なこととは？【二拠点生活のリアル #5】, 相手の気持ちを動かすビジネスメール文例集！たった一言で思いやりあふれるメールになる！, 僧侶に聞いた！「自分をコントロールするのは自分だけ」周りに流されてしまう人が自分らしく…. 仕事でやらなきゃいけない事をつい忘れて、上司から怒られたりしていませんか？本記事では、現役オンライン秘書が実践するToDoリストの作り方とノートで作るメリット、書き方のコツを紹介しています。今すぐノートを購入して、明日の仕事タスクを書き出しましょう。そこで、人気のToDoアプリを5つと、その基本的な操作について紹介します。, Google Todoは、「Googleカレンダー」や「Gmail」と連携ができるアプリです。 Copyright (c) 退職Assist All Rights Reserved. どちらも基本的な作り方は同じなので、管理しやすいと思う方法を選ぶと良いでしょう。, まずは、やることを書き出します。思いついたものをどんどん書き出してください。 ○「TOEIC対策のテキストを1日10ページする」「1日30分間英語のオーディオブックを聞く」, タスクにかかる時間を見積もって、ToDoリストに書いておきましょう。無理のないスケジュールで、スムーズにタスクを実行していきやすくなります。, ×「会議資料作成」いつまででもいいと考えていると、なかなかやることが消化できなくなってしまいがちです。, それぞれのタスクのジャンルや期限、手間などを総合的に考えて優先順位をつけます。どのタスクから順番にやっていく効率的かを考えましょう。, ToDoリストは作ってからがスタート。大切なのはリストを作ることではなく、定期的に見返して、やることに漏れがないようにすることです。「取引先に連絡」「家賃の支払い」といった重要度の高いものから、「漫画の新刊チェック」といった些細なものまで、どんな内容でもOKです。, タスクを書き出したら、カテゴリにわけて整理します。社会人の皆さん。ToDoリストを活用して、効率よくタスクを管理していきましょう！, 「iPhone 12」シリーズに付けたいおすすめスマホケース13個　専門店スタッフが厳選, Instagram「ブロック」のやり方・されたらどうなるか【iPhone/Android/PC】, 今週注目の「新作ゲームアプリ」まとめ　『百鬼異聞録～妖怪カードバトル～』ほか　11/13更新, 【2021年】年賀状作成アプリおすすめ21選&料金表　無料で簡単、スマホで印刷まで, Appliv TOPICSは、Amazon.co.jpを宣伝しリンクすることによってサイトが紹介料を獲得できる手段を提供することを目的に設定されたアフィリエイトプログラムである、Amazonアソシエイト・プログラムの参加者です。, 『Google ToDo リスト』使い方。Gmailと連携でスケジュール・タスク管理が楽に, 無料&人気のカレンダー・スケジュール管理アプリおすすめ6選【iPhone/Android】. 付箋のサイズは自由に変更可能。付箋に写真をつけたり、背景を変更したり、文字色を変更したりと、カスタマイズできる範囲が広いので、自分好みの設定でおしゃれにタスク管理ができます。 ○「会議資料作成（約60分）」朝仕事をする前に、前日の付箋に書いたtodoリストを新しい付箋に書き直し。サインペンでキュッキュと書き殴ります。このとき各タスクに1,2,3…と番号を振って、優先順位の高いものから順に書くのが … 無料版でも十分使い勝手が良いアプリですが、ここで有料版の代表的な特徴をご紹介。仕事でもプライベートでもやることが多すぎると「何から手を付けていいのかわからない」という状況になりますよね。こういった時に「todoリスト」を作成することで、作業効率を上げることができます。今回は、その「todoリス […] ToDoリストの作り方は何となくわかっているという人も多いですが、実際に役立つToDoリストを作れている人は多くありません。ワンランク上のToDoリストを作るために知っておきたいポイントや作り方、失敗例などを紹介します。, ToDoリストは、仕事上の様々なタスクをもれなく行うための手法として広く定着しています。しかし、ToDoリストをとりあえず作ったものの、作ったことで満足したり、作っても上手く使えなかったり、やっぱり不要だったのでは……と思ってしまうこともあります。, こうした問題の多くは、ToDoリストそのものについての理解が浅く、自分に合ったToDoリストを作りきれていないことに原因があります。ToDoリストを仕事に活用するために、一段高いレベルで学んでみましょう。, ToDoリストとはどんなもののかを簡単に言うと、「やること（ToDo）をまとめたリスト」となります。ToDoリストがあることによって、自分の行うべきことが明確になり、それをひたすら実行していくだけで自分のやるべきことを全て行うことができます。, ToDoリストを作る過程で仕事を整理することもできますし、作業に必要な時間なども見積もっていくことも可能です。ToDoリストを作ると仕事についての理解が深まり、改善方法なども見えてきますし、うまく時間管理をして作業の効率化を図れます。, ToDoリストには決まった形がありませんが、「やること」「期限」「重要度」「済んだか否か」についての項目があるのが一般的で、この項目を満たせば最低限はToDoリストとしての機能を果たしてくれると考えて良いでしょう。, 最近は市販のスケジュール帳などにもToDoリストが付いていることがありますが、自分が使いやすいように手作りする人も少なくありません。ここで、ToDoリストの基本的な作り方を確認しておきましょう。, まずは、ToDoリストにどんな業務を入れるか決める必要があります。今すぐ取り掛かろうとしている業務ではなく、計画的な実行を意識するためにも、ToDoリストに入れるのは最低でも数日後に行う仕事を選びましょう。当日行う仕事について、ToDoリストを細かく作るのはあまり適していません。, 仕事内容を決めたら、ToDoリストをどのような形で作るかも決めます。自分で手作りするほか、手帳のフォーマットを使ったり、アプリや複数人で仕事する時の補助ツール「グループウェア」などを使ったりするのも良いでしょう。, ToDoリストを作成する時、やるべきことを「営業を5件行う」などの抽象的なレベルで設定するのは好ましくありません。より細かく分けて「やるべきことが理解でき、実行できる」レベルにまで落とし込みましょう。, 例えば「●●社の営業資料を準備する」「●●社に営業訪問する」など、アクションが明確になる段階まで落とし込みます。やるべき仕事が理解でき実行できるレベルは人によって差がありますので、自分に合ったレベルの落とし込みをする必要があります。, 細かく分けた仕事をどんどんリストに入れていきます。この時、納期や重要度もToDoと一緒に記載するようにしましょう。ToDoリストをデジタルデータとして作成している場合には、並び替えも容易にできますので、早めに行うべきことや重要なタスクがわかりやすくなります。, 作ったToDoリストを実際に使っていきます。済んだタスクは消してしまいたくなりますが、消してしまうと、何の仕事が終わったのかがわかりにくくなるため、一連の業務が終わるまでは「済」などの印をつけて、タスクそのものは残しておきましょう。印をつけておくことで、全体のうちどのくらいの割合のタスクが終了したかもわかるようになります。, ToDoリストの作り方はさほど難しくありません。しかし、作り方のコツを覚えてさっそく作ってみたものの、実際はうまく使いこなせない人も多いです。実はToDoリストがうまく使えない人には、ある共通点があるのです。その共通点とは一体何なのでしょうか。, ToDoリストを作成する際に、やるべきことの分類が中途半端で、何をすべきかがハッキリしなかったり、タスクが細かすぎるために項目ばかりが多くなってしまったりすることがあります。これらはどちらも、いざ行動しようと思った時に実行しにくくなる原因です。実行できる程度を意識して、やるべきことの分類をしましょう。, 作り方を覚えてせっかく作ったToDoリストを見ることをせず、終わってしまう人も少なくありません。使うためにToDoリストを作っているので、作ったことに満足してしまわないようにしましょう。, ToDoリストは、期限や重要度などを書き込むことで優先順位をつけていくことができますが、タスクをこなしていくためのスケジューリングをうまくできない人もいます。スケジューリングがうまくできないと、納期の直前にタスクが集中してしまうこともあります。すると、予定のタスクを消化できなくなり、ToDoリストがただの備忘録になってしまいます。, ToDoリスト作りの初心者にありがちなのが、「思いついたタスクすべてをリスト化する」ことです。ToDoリストを作る時には、必ずそのタスク内容について考えてみてください。よく考えてみると、「必ずしもやらなくとも良い仕事」があったりするものです。そのような仕事をひとつでも見つけることができたら、その積み重ねが業務改善に繋がっていきます。, ToDoリストは、自分が行うべきことをまとめたリストです。そのため、ひとつにまとめておいた方が使いやすいと思うかもしれませんが、これは失敗のもとです。, パソコンのデスクトップにあるファイルをすべてひとつにまとめても便利にはならないのと同様、ToDoリストも業務ごとに作ったり、その日のタスクごとに整理したりして使うことが大切です。そうすることで、行うべきことがより明確になり、タスク消化に必要な時間や達成度なども把握しやすくなります。アプリなどToDoリストをデジタルデータで管理できるツールは、こうした分割がしやすいメリットがあります。, どんなに流行していて便利なToDoリストだったとしても、自分のスタイルに合わなければ使いにくく、時間を浪費するだけです。いろんなToDoリストを試しに使ってみて、一番自分の使いやすいものを選ぶようにしましょう。色々使っているうちに、自分に必要な機能がわかってくるようになります。, ここで、ToDoリストを使いやすく効果的なものになるためのテクニックを紹介します。ToDoリストを取り入れて、仕事の効率化を図りたいと考えている人や、作ったToDoリストを効果的に使えていないと感じている人はぜひ参考にしてください。, タスクの量が多すぎて、ToDoリストを見るのも嫌になるという人もいます。タスクの量が多い場合は、業務量が超過しているか、もしくは必要のないタスクまで取り込んでいる可能性があります。ToDoリストの中で、あまり成果に直結しない作業は思い切ってやめてしまいましょう。リストもすっきりしますし、業務量も格段に削減できます。, すべてのToDoリストをひとつにまとめることはせず、週単位や一日単位に分割しても使いやすいでしょうし、プロジェクト単位に分割するのも良いでしょう。行うべき仕事がわかりやすくなり、達成度も把握しやすくなります。, ToDoリストは、やるべきことが多く並ぶほど目を通すのに時間もかかりますし、頭に入れるのが難しくなってきます。わかりやすく見える化することによって、タスクを把握しやすくなり、少し目を向けただけでも多くのことが頭の中に入ってくるようになります。, 見える化の具体的な方法としては、単純なリスト型にせず、重要度と緊急度を軸にしたマトリックスを作る、重要度やプロジェクトごとに文字の色を変えるという方法があります。また、デジタルデータであれば達成度が自動で計算され、パーセンテージが棒グラフ状に表示されるようなシステムのものを利用すると見える化できます。, ToDoリストは「営業資料を作る」「●●社に訪問する」など、無味乾燥なタスクが並んでしまいがちです。特に「やらなければならない」と重圧を感じる人ほど、タスクを見てゲンナリしてしまうものです。, タスクの内容は自分が理解できればいいので、理解ができる範囲で書き方を変えてToDoリストを見た時にモチベーションが上がるようにしてみましょう。例えば「営業資料をカッコよくする」「●●社の△△さんに笑ってもらえる土産話を用意して笑わせる」などのように、書き方を少し変えるだけで仕事が楽しくなり、モチベーションも向上します。, ToDoリストは、一度作成したからと言ってそのまま使ってはいけません。タスクの抜け漏れがあったり、仕事をしているうちに新たにタスクが発生したりすることがあります。そのため、毎日仕事を始める前にタスクを確認して修正するようにしましょう。ToDoリストは最初に丁寧な作り方をしておけば、確認や修正にかかる時間はそれほど必要としませんので、負担になることはありません。, ToDoリストは、紙媒体を利用した作り方だけではありません。ToDoリスト用のスマホアプリなども非常にたくさん提供されています。無料のものから有料のものまで様々ですが、自分に合ったToDoリストアプリを使うことが一番大切です。, ここで、アプリで提供されることの多い機能を紹介します。アプリの様々な機能をうまく活用することで、ToDoリストの作成や活用がずっと楽になります。, ソート機能は、たくさんのタスクをソート（並び替え）することができる機能です。一度タスクの情報を入力してしまえば、期限や重要度、プロジェクトなどに基づきソートして見やすくすることができます。とりあえずタスクを入力しておいて、後から使いやすい形にできるので便利です。, 入力補助機能は、ToDoリスト作成の中でも面倒な入力作業を補助するための機能です。メールやSNSのメッセージからタスクと思われる部分を数クリックでタスク化する、音声入力によるタスク作成、過去のタスクに同様のものがあればコピペするなどということができます。, スケジューラー機能は、タスクの期限や実行予定日などに基づきカレンダーに自動で転記してくれたり、重要度が高いタスクが残っている場合にアラート発信をしてくれたりする機能です。スケジューリングが苦手な人におすすめです。, 見える化機能は、達成度がグラフ表示される、案件の重要度によって文字や背景の色を分けてくれる、タスクの表示位置を見えやすいよう工夫してくれるというものです。このような見える化機能付きのToDoアプリは多くあります。情報の整理が苦手な人ほど、便利に感じる機能と言えるでしょう。, ToDoリスト用アプリの中にはタスクごとにポイントを付与し、自分のタスクの遂行によってポイントが加算される仕組みになっているものもあります。何ポイント貯まったら自分へのご褒美を買うと決めておいたり、仲間内で競争したりしながら楽しくタスクを遂行できるでしょう。, ToDoリストを作って使うだけでなく、使った後の扱いも大事にしなければいけません。ToDoリストには、様々な業務別に「やるべきこと」のデータが蓄積されています。そのデータを分析してみることで、自分にとっての業務改善の方向性が見えることがあるのです。, また、使用済みToDoリストの情報が残っていれば、過去のデータを基にして次に同様の業務を行う際に再利用して、新しい仕事内容になったこと変わった部分だけを修正するだけで済むようになり、新たにToDoリストを作成するための時間を大幅にカットすることができます。, ToDoリストは作り方のコツを知り、実際に使ってみることによって、様々なメリットがあることに気づきます。ToDoリストを作成する中で「業務を俯瞰できる」というとても有用なビジネススキルを身につけることができます。後々にどのような活用ができるかまでしっかり考えてToDoリストを作っておくと、そのメリットを大きく受けることができるようになり、ビジネス上での財産になり得ます。, ToDoリストはよく知られたタスクの管理手法で、多くの人が実際に使っています。しかし、本当にToDoリストをうまく活用している人は、自分自身についてよく理解していて、かつToDoリストをどのように仕事に役立てるべきかをきちんとわかった上で、自分に合うよう使いやすく作成しています。, 作り方は見様見真似でも最初は良いですが、ToDoリストの目的や使用感を考えてみて、自分に合ったToDoリストになるよう改善を重ねながら作っていきましょう。.