次の事業の傾向を先読みし、営業部の持っている情報や人事データ、経理の持つ固定資産のデータなどを出し合い、適切な予算を立てるべきです。, では、具体的にエクセルでの予実管理方法を見ていきましょう。 原因の究明で満足するのではなく、対策を実行に移すことまでが予実管理であることを忘れないようにしましょう。 企業の予算とは、新事業年度開始にあたっての企業の意志であり、予実管理をすることで企業が今どういう状況であるのかを把握することができます。 データ集計・分析における実務での頻出ケースに対し、有効なExcelの機能とその使い方を体系的に学んだあとは、各章の終わりにある演習問題で実際に手を動かして復習することで、より深くExcelの活用方法を身に付けることができます。
予算と実績を分析した結果をもとに、原因に対しては対応策を検討・実施します。次月の予算についても実態に即して見直し、四半期や半期のタイミングで予算値も更新しましょう。 （この集計表サンプルは本記事の最後でダウンロードリンクがあります）, よって、ワークシートの左上にタイトルを入れ、読み手がぱっと見で何のデータかを頭に入れた状態で集計表を見始めるようにするとわかりやすさが上がりますよ！, こちらは階層関係や見出し間の順番などに気をつけて、読み手にわかりやすい構成にしましょう。, なお、今回の集計表サンプルの縦軸の例だと、「収入」や「支出」の下の階層はそれぞれの内訳となる項目となることは一目瞭然ですね。, また、縦軸の大項目の並び順は「収入」→「支出」→「利益」という一般的な並び順にしているため、読み手にとって自然に読めるはずです。, このように、大枠から詳細、時系列、論理構成などをもとに集計表の階層や順番を考えると、読み手が集計表を読み解きやすくなりますよ！, ちなみに、私自身、構成で悩んだ際は、悩んだポイントを第三者から意見を聴くか、第三者へ口頭で集計表を説明することをシミュレーションし、しっくりくる構成にしています。, 見出し名から、その配下のデータがどんなものを表しているか、ぱっと見でわかる名称にしましょう。, 読み手が何のデータかを頭に入れた状態で各データを見るようになるので、理解度が上がりますね。, 集計表をExcel以外で表示する可能性を考慮し、縦軸・横軸それぞれに通し番号を振りましょう。, Excel以外で集計表を見る場合、縦軸・横軸の通し番号がないと、各データの位置の把握が難しくなってしまいます。, 通し番号がきちんとあれば、集計表を第三者へ口頭説明する際、「A列の13行目ですが～」など、聴き手にとってわかりやすい説明をすることができるようになりますよ！, この「目的」を達成できたかどうかを判断するための「比較軸」が集計表にあると良いですね。, 集計表がいつのデータなのかを読み手がすっきりとわかるように、集計期間を明記しましょう。, 今回の集計表サンプルでは、横軸が時系列（月）なので、こちらが集計期間に該当しますね。, もし、縦軸や横軸に時系列がない場合は、集計表の上下などの余白に、集計期間を明示しておくと良いです。, 集計表の各データが定量データの場合、読み手が混乱しないように単位を明記しましょう。, 今回の集計表サンプルでは、すべて同じ単位なので集計表の上に”単位：円“と表示しています。, 特に、お金は1円単位や千円単位、百万円単位など、ビジネス上のシーンに合わせて単位が変わる可能性がありますので、注意しましょう。, なお、いろいろな単位を扱う集計表の場合、「単位」という見出しを用意しても良いですね。, どうしても、「見出し名」だけでは説明しきれない場合、定義付けや補足説明が必要な場合は、集計表の中で明記しておくと読み手の混乱を避けることができます。, なお、今回の集計表サンプルでは、「補足」という見出しを用意していますが、集計表の上下の余白への表記や、各セルへコメント機能で補足でも良いですね。, なお、データが見切れないようにするのはもちろん、セル内の余白は気持ち多めにとった方が見やすくなりますよ！, ここで注意したいことは、罫線が多ければ多いほど、また太ければ太いほど、視覚的にノイズになります。, 今回の集計表サンプルでは、縦軸の大項目は実線、小項目は点線にして、罫線の強弱をつけています。, このように、見出しの階層に合わせて罫線を調整すると、行ごとで強弱がつくので見やすくなりますね。, なお、それ以上に使いたい場合は、ベースの3種類の同系色で淡い色を使うと、色同士でケンカしないので違和感は少ないです。, ちなみに、クライアント企業へ提出する集計表なら、クライアント企業のコーポレートカラーを調べて使うと、統一感が出ますし、クライアントによっては喜んでくれますよ！, データが複数行あると、データの読み間違いが起こりやすいため、1行おきに色付けしておくと、グッと見やすくなりますよ！, 今回の集計表サンプルでは、縦軸の小項目のデータのみ、1行おきに色付けをして見やすくしてみました。, 仮に、集計表を紙出しした場合でも、縞模様の方がデータの読み間違いを防ぐことができますので、おすすめです。, Windowsなら、最近の標準フォントの「游ゴシック」やその前の標準フォントの「MS Pゴシック」、Macなら「ヒラギノ角ゴシック」などが無難ですね。, 今回の集計表サンプルでは、縦軸の大項目の行データは11ポイント、小項目の行データは10ポイントにしてみました。, このように、階層が大きさに合わせてフォントサイズの大小を調整した方が、視覚的に見やすくなりますね。, 各セルに入れるデータの種類が「数値」なら右揃え、それ以外は左揃えを基本にすると良いですね。, なお、”〇””×”などの1・2文字くらいのフラグなら中央揃えにするなど、不自然さがなければ応用しても構いませんよ。, 今回の集計表サンプルでは、数値の桁が大きいため、「桁区切りスタイル」の表示形式にしています。, 他には、小数点の桁数なども揃えておくと、整数部分の読み間違いを防ぐことができますので、しっかりと設定しておくと良いですよ。, 集計表の目的に合致する「比較軸」に対し、集計データの内容がどうなのかを条件付き書式などで強調してあげると、データの意味合いがわかりやすくなりますよ。, 今回の集計表サンプルでは、縦軸の大項目「収入」の各データは、「月間予算」に対して小さい数値の場合は赤字にしました。, 一方、縦軸の大項目「支出」の各データは、「月間予算」に対して大きい数値の場に赤字になります。, こうすることで、赤字のセルは、「月間予算」を超えてしまったデータだと、すぐにわかりますね。, なお、フォントの色を変える以外にも、データの強調表現の方法はいろいろありますので、参考までにご紹介しましょう。, まず、1つ目の応用としては、スパークラインやグラフなどで、集計データの推移を視覚化することです。, 今回の集計表サンプルでは、スパークライン機能を用いて、各行の月単位の推移を簡潔に示してみました。, こちらは条件付き書式の一機能ですが、アイコンで結果が視覚的に判別しやすくなります。, 今回の集計表サンプルでは、縦軸の大項目「利益」のみにアイコンをセットし、「月間予算」以上なら「↑」、”0”以上なら「→」、マイナスなら「↓」の矢印アイコンが表示されるようにしてみました。, ポイントは多いと思いますので、最初は都度意識しながら集計表の作成にあたってみてください。, そのうえで、経験値が増えてくると、自分の中で当たり前のルールとして自然に意識せずに各ポイントを満たした集計表を作れるようになりますよ！, 本記事の冒頭でお伝えしたとおり、あくまでも集計表の「目的」を満たし、「ユーザー」のレベル感に合わせることが大事です。, 自分の職場やクライアント先などのルールがあるのであれば、それを加味して各ポイントを修正のうえ、関係者にとって見やすい集計表にしてみてくださいね！, 見やすい集計表に限界はありません。 集計表の縦軸・横軸の各見出しの構成（階層関係や並び順など）がわかりやすいか？, A-3. 予算管理は経営管理の1つのやり方です。経営管理の目的はヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源をいかに調達し、どのように再配分するかを考えることです。 経営管理には次の4つの機能が求められます。 しかし、事業計画書を作るだけでは不十分で、計画したとおりに経営ができているかコントロールすることが重要になります。そのためのプロセスが予実管理です。 サンプルファイル無料プレゼント中！, 【Excelフローチャート作成②】エクセルで見やすく清書するために重要な7つのポイント（460,665 view）, 【グラフ編】エクセルでガントチャートをつくる方法（Excel2010）（425,806 view）, 【Excel×Googleマップ】Excelワークシートから複数データを一括でGoogleマップ上に目印を立てる（表示する）方法（254,220 view）, 【Excel VBA】If～ThenステートメントとAnd演算子で複数条件（～かつ）を設定する方法（254,080 view）, 【条件付き書式編】エクセルでガントチャートをつくる方法（223,119 view）, 「SmartArt」で簡単にロジックツリーを作成する方法（212,260 view）, 【Excelフローチャート作成③】フローチャートを爆速で作成するためのテクニック5選（203,373 view）, 不要なレコード（行）を削除する方法（フィルター）［Power Query（パワークエリ）基礎］, 【オンライン講座】明日からの実務で使えるExcelピボットテーブルの使い方を教えます！ ＠毎日文化センター, 重複したレコード（行）を削除する方法［Power Query（パワークエリ）基礎］, 列の値のデータ型を一括で変更する方法［Power Query（パワークエリ）基礎］, 列内の改行コード等の印刷できない文字を一括で除去する方法（クリーン）［Power Query（パワークエリ）基礎］, 列の値の前後にある空白を一括で除去する方法（トリミング）［Power Query（パワークエリ）基礎］, 列内の英字データを大文字または小文字に一括変換する方法［Power Query（パワークエリ）基礎］, 列内の値を上または下方向の空白セルへコピーする方法（フィル）［Power Query（パワークエリ）基礎］, 列内の既存の値を任意の新しい値へ置換する方法［Power Query（パワークエリ）基礎］, 現役会社員（BPO業界勤務/管理職）×Excelブロガー×Excel本著者×Excelセミナー講師のパラレルワーカー。
月ごとに予実管理をするためには、月ごとの予算だけでなく、月ごとの実績も必要になります。 Excelでできるデータの集計・分析を極めるための本」が9/8より絶賛発売中。その他の著書は「すごい! 簡単な予実管理表の例は次のとおりです。会社の考え方に応じて比較の方法や比較表の体裁は変わっても構いません。, 原因がわかって対策を考えたとしても、対策を実行に移さなければ意味はありません。あれこれ理由をつけて実行を先送りしているうちに、経営が悪化して取り返しのつかないことになる可能性もあります。 資金を借りない場合でも、計画性をもって経営をコントロールすることは大切で、予実管理が不要というわけではありません。, 予実管理は予算を立案した後の管理の部分が重要です。特に予実管理の効果を発揮して成果を出すためには、いくつか重視すべきポイントがあります。以下では、その重視すべきポイントについて、概要と留意点を説明していきます。, 1ヶ月の予実差を踏まえて翌月の活動に活かすため、予実管理は可能な限り毎月行うことが望ましいと言えます。, さらに、各項目の差異の発生原因を納得いくまで分析しましょう。発生原因を特定することで、対策を導き、次の予算策定に結びつけることができます。 くれぐれも複雑になり過ぎないことがポイントです。, 組織改正や新事業立ち上げなどだけでなく、経理担当者の交代も見据え、簡単なマニュアルを準備しましょう。マニュアルには、勘定科目や部門が変わったときどのように修正したらよいかなどを記します。, あらかじめわかっている前年度データや予算データの値は先に埋め込み、予実差額や予算比などは自動計算できるよう、セル内に数式を入れておきます。 新著「ピボットテーブルも関数もぜんぶ使う! アーリーペイメント. 私自身もまだまだ試行錯誤中ですし、今回の集計表サンプルもまだまだ工夫の余地はあると思います。, 2019年収支表サンプル 原因が一時的なものか、長期にわたって影響が及ぶものかを見極めて、必要であれば対策を考えます。 経営管理には次の4つの機能が求められます。, プランニング機能は適切な数値目標やミッションを設定するための機能です。事業計画の企画・立案・推進等もこの機能が果たすべき役割となります。, コーディネート機能は各事業間での利害調整機能です。企業規模が大きくなると、グループ内の事業母体同士での利害衝突も起こりやすくなります。経営管理では、このような問題を人事交流などを活用して解消していくことも求められます。, 適切に設定された数値目標やミッションが達成に至るよう進捗を管理するのがコントロール機能です。ただ進捗を見守るだけでなく、時にはサポートをする必要もあります。, モニタリング機能は数値目標が予定どおりに推移しているかを定点観測し、課題があればそれを解消するためのアクションプランを立てる機能です。そして、このモニタリング機能を担う手法の1つが予算管理なのです。, 大企業であれば予実管理はごく普通に行われています。一方、中小企業では経営者の勘と経験に頼ることが多く、予算を立てていないケースも見られます。, しかし、中小企業でも一定の規模になると、金融機関から設備資金や運転資金などを借りることがあります。また、これから開業する場合に、創業資金を借りるケースもあるでしょう。 年間の予算を立てれば、これを月ごとに配分します。単純に12で割るのではなく、季節による売上の変動や、ボーナス支給月の人件費の増加なども考慮します。, 予実管理は月ごとに行うことをおすすめします。予算と実績にずれが生じた場合に軌道修正ができるからです。 趣味は音楽鑑賞（邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も）、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。, 初心者がエクセルマクロ（ＶＢＡ）を実際に使えるようになるための徹底解説（動画つき）. 予実差異の発生原因が時間外労働による人件費や固定資産の償却などの場合、その情報は経理部門で把握できるため、各部に還元することが可能です。, また、四半期や半期の際、当初予算とのかい離が大きければ、修正予算を策定して予算に沿った実績を管理できるようにしましょう。予算が経営指標として理想な値になるように、予算を再設定してください。 趣味は読書（主にビジネス書・漫画）、ラーメン食べ歩き、デカ盛りグルメ、ライフログをとること。, 家計簿をエクセルでまとめるのであれば、「予算内でやりくりできているかを把握すること」などが目的, データが見切れないようにするのはもちろん、セル内の余白は気持ち多めにとった方が見やすくなりますよ！, 各セルに入れるデータの種類が「数値」なら右揃え、それ以外は左揃えを基本にすると良い, ピボットテーブルも関数も、パワーピボットもパワークエリも、ケースに応じて良いとこ取りで使い倒す。Excelを全方位的にフル活用する。それが、「Excelで行うデータ集計・分析」を極めるための近道であり、本書ではそのノウハウを徹底的に追求します。, 【エクセル初心者向け】関数よりも簡単に集計できる！ピボットテーブルのメリット・活用ケース・活用手順まとめ, Power Query（パワークエリ）とはどんな機能か？活用の流れや手順、使い方まとめ, ピボットテーブルも関数もぜんぶ使う! ここで効果的なアクションプランを立てるためにも、あらかじめ留意しておく点が3点あります。, 予算管理では何が原因で何が起きているかを把握する必要があります。下位の社員から上位の社員への報告プロセスが整っていなければ、そのための情報が不足してしまうのです。, 同じように予算・実績分析で判明した問題の原因を追求する際に、上位の社員から下位の社員に追跡調査ができるかどうかも重要になります。これは立案するアクションプランが現場に即した改善策になるかどうかに大きく関わる要素です。, また、そもそもフィードバックを各社員に行う仕組みが整備されていなければ、せっかく立てたアクションプランも無駄になってしまうため、事前の確認が必要となります。, 予実管理の大切さについては上記でご理解いただけたと思います。では、実際に予実管理を行っていくためには、どうすればよいのでしょうか。自社で予実管理を担当していない人にとっては、どこから手を付けていいのかわからないかもしれません。ここでは、エクセルで予実管理を行っていくために必要な考え方と資料の作り方のポイント、エクセルで予実管理表をつくる際の実際のエクセル表の例、予実管理をやりやすくして改善に活かしていくために気を付けておくべき点について、実例も用意した上で、簡単に紹介します。, 予実管理の方法には、エクセルや専用ツールを利用する方法などがあります。